De gemeente Amstelveen digitaliseert duurzaam alle informatie

Jan van Zanen, burgemeester van de gemeente Amstelveen informeert de leden van de raadscommissie Algemeen Bestuur en Middelen (ABM):

'Geachte dames en heren,

In de raadsvergadering van 25 september 2013 heeft u de nieuwe archief- en organisatieverordening vastgesteld. De actualisatie was nodig om er voor te zorgen, dat informatie goed bewaard en toegankelijk blijft voor toekomstig gebruik en daarmee digitaal duurzaam is.

Duurzame toegankelijkheid vraagt om een optimaal functionerende informatie- en archiefketen: vanaf de ambtenaar die een digitaal document maakt, via opslag in een elektronisch archief (E-depot), tot en met de burger die dit als openbare informatie via het E-depot kan terugvinden. Het lijkt mij goed u in kennis te stellen van de ontwikkelingen die dit mogelijk maken.

Implementatieplan digitale duurzaamheid

Met het vaststellen van de verordeningen is de eerste stap gezet in de zogenaamde 'Innovatieagenda' van het 'Archiefconvenant 2012-2016' (pdf), dat tussen de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, de Vereniging van Nederlandse Gemeenten, het Interprovinciaal Overleg en het UvW in december 2012 is gesloten.

Onze samenleving digitaliseert in hoog tempo, zo ook de overheid. Alle overheden maken momenteel de omslag naar digitaal werken, in hun dienstverlening aan burgers, hun bedrijfsvoering en onderlinge communicatie. De digitalisering van de informatie bevindt zich in een stroomversnelling. De programmalijn 'Duurzaamheid' van deze Innovatieagenda krijgt daarom de hoogste prioriteit.

Dit programma moet de overgang van analoog naar digitaal ondersteunen en ervoor zorgen, dat alle overheden een implementatieplan voor digitale duurzaamheid van hun informatie ontwikkelen.

(Foto Amstelveenweb.com - 2013)

Een gedigitaliseerde ansichtkaart uit de jaren 1920, met de Nieuwe Karselaan in Nieuwer-Amstel (Amstelveen)

Beheerplan Informatiehuishouding

Een implementatieplan kan pas dan worden gemaakt, wanneer de gemeente precies weet, wat de stand van zaken van haar informatiehuishouding is. Op dit moment wordt hard gewerkt aan het Beheerplan Informatiehuishouding, dat voortvloeit uit de nieuwe archiefverordening. In dit plan wordt de stand van zaken van de informatiehuishouding in kaart gebracht en naast knelpunten en/of risico's, worden ook de eisen en wensen van de organisatie benoemd.

U kunt hierbij bijvoorbeeld denken aan de decentralisatie van het sociale domein, waardoor zorgpartners toegang moeten krijgen tot gegevens en documenten van klanten, zodanig dat de privacywetgeving niet in het geding komt. Aan de hand van het Beheerplan Informatiehuishouding wordt vervolgens een plan van aanpak opgesteld, waarin verbeteracties zijn uitgewerkt die in de komende jaren moeten worden geïmplementeerd. De verwachting is dat dit plan begin 2014 gereed is.

Stadsarchief Amsterdam

Het Beheerplan Informatiehuishouding wordt ook ter kennisname gestuurd aan onze gemeentearchivaris, de directeur van het Stadsarchief Amsterdam, in zijn hoedanigheid van toezichthouder. De archiefinspecteurs van het Stadsarchief zullen als onderdeel van de wettelijke toezichttaak van de gemeentearchivaris de inhoud en kwaliteit van het analoge en digitale archief van de gemeente Amstelveen inspecteren.

Het Stadsarchief Amsterdam is de aangewezen archiefbewaarplaats van de gemeente Amstelveen en met enige regelmaat wordt onze blijvend te bewaren papieren archief aan deze bewaarplaats overgedragen.

Digitaal archiveren

Het Stadsarchief Amsterdam heeft, als een van de eerste in Nederland, een door de Provincie goedgekeurd E-depot. Het E-depot voldoet aan alle eisen die worden gesteld aan duurzame opslag van blijvend te bewaren digitale informatie. Zodra wij klaar zijn voor digitaal archiveren, kunnen wij dus onze blijvend te bewaren digitale archiefbescheiden overdragen. Ter ondersteuning van de implementatie van het digitaal archiveren is in de gemeente Amsterdam een programma gestart met de naam 'Digitaal Archiveren 2015'. Amstelveen is aangehaakt bij dit programma.

Ik vertrouw erop u hiermede in voldoende mate te hebben geïnformeerd over de laatste ontwikkelingen.

Hoogachtend, de burgemeester van de gemeente Amstelveen, mr. J.H.C. van Zanen'