De gemeente Amstelveen vervangt haar website

Tijdens de raadsdebatten van 11 en 18 oktober 2023 hebben wij (College B en W) toegezegd om u te informeren over de stand van zaken inzake de vervanging van de gemeentelijke website van Amstelveen. Dit project is onderdeel van een groter ICT-project, te weten Vervanging Zaaksysteem. In deze brief informeren wij u over deze projecten, evenals de actualisatie van de I-Visie.

Vervanging Zaaksysteem. De AA-organisatie werkt al langere tijd met het Zaaksysteem InProces. Dit softwarepakket wordt door de gehele organisatie gebruikt voor, onder andere, de digitale dienstverlening voor inwoners en bedrijven, het persoonlijk internetportaal voor inwoners, de website van de gemeente, de werkprocessen Bezwaar en Beroep, de gemeentebrede postafhandeling, het gemeentelijk archief en het subsidieproces.

In 2022 kwam het bericht van de leverancier, dat ze gaan stoppen met dit softwarepakket voor hun klanten. Daardoor moeten al deze processen worden opgenomen in een nieuw op de toekomst gericht zaaksysteem in combinatie met systemen. Hiervoor is een meerjarig project gestart, waar in drie fases naar een nieuw zaaksysteem wordt toegewerkt.

In de eerste fase (2023) is een inventarisatie gedaan naar wat het zaaksysteem aan functionaliteiten in zich moet hebben. Daarop is een strategische analyse, inclusief een benchmark, uitgevoerd om tot het best passende scenario te komen om van de oude naar de nieuwe omgeving toe te werken. Hierbij maken we keuzes voor de middellange termijn met het vizier op de toekomst.

(Bron Internet Archive - 2023)

Een deel van de startpagina van de website van de gemeente Amstelveen in mei 2012
Op basis van deze benchmark en strategische analyse gaan we in de tweede fase (2024) gericht de markt op. We bezoeken ook collega gemeentes die al ervaring hebben opgedaan met potentiële leveranciers en die een gelijksoortige opgave hebben als waar wij nu voor staan. Hierbij kijken we ook naar de implementatie en het beheer. We willen leren van andere gemeenten om de juiste keuzes te kunnen maken. In de derde en laatste fase (2025/2026) vindt de implementatie van de nieuwe systemen plaats.

Vervanging content management systeem. Het content management systeem (CMS), het systeem waarin de gemeentelijke website beheerd wordt, is een van de componenten van het zaaksysteem. De strategische analyse heeft uitgewezen dat we componentgewijs naar een nieuwe omgeving toe moeten werken. Het CMS is het eerste component dat we gaan vervangen.

Tijdens een zorgvuldige marktverkenning hebben vier leveranciers hun product gedemonstreerd. Hier is een marktpartij uitgekomen die onze eisen en wensen kan invullen. Er volgt een proof of concept fase, waarin we een test doen op de functionaliteit en werking van het programma, waarna, bij een positief resultaat, de gunning volgt.

Inrichting nieuwe website. Dit jaar zijn we gestart met de voorbereidende fase voor de creatie van de nieuwe gemeentelijke website. We hebben een beheersplan opgesteld met doelstellingen, doelgroepen, uitgangspunten, werkafspraken en mandaten. De noodzaak hiervoor kwam voort uit de uitdagingen van de huidige website: een overmatig aantal pagina's die niet altijd relevant zijn voor de gemeentelijke doelstellingen en taken, wat de vindbaarheid van informatie en gebruiksvriendelijkheid verlaagt. Bovendien is de website door deze omvang en het gebrek aan overzicht onbeheersbaar geworden, waardoor verouderde informatie blijft staan en soms dubbel geplaatst wordt.

Als oplossing voor deze problemen beginnen we met een schone lei. We maken een indeling die gebaseerd is op best practices van andere gemeentes en op wat bekend is uit onderzoek. We gaan het aantal pagina's drastisch verminderen en zorgen voor een betere indeling met gebruiksvriendelijke, toegankelijke teksten. Ook evalueren we de noodzaak van de diverse subsites; we integreren waar mogelijk, behouden wat essentieel is en heffen op wat overbodig is geworden.

De komende maanden richten we ons op het (her)schrijven van de content, het eigen maken van het nieuwe CMS en het bevorderen van draagvlak binnen de organisatie voor deze nieuwe aanpak. Ons streven is om in de zomer van 2024 een nieuwe gemeentewebsite te lanceren die zowel efficiënt, beheersbaar als gebruiksvriendelijk is.

De komende maanden richten we ons op het (her)schrijven van de content, het eigen maken van het nieuwe CMS en het bevorderen van draagvlak binnen de organisatie voor deze nieuwe aanpak. Ons streven is om in de zomer van 2024 een nieuwe gemeentewebsite te lanceren die zowel efficiënt, beheersbaar als gebruiksvriendelijk is.

Actualisatie I-visie. De huidige I-visie loopt tot en met 2023. De visie geeft richting en stelt kaders voor de manier waarop de AA-organisatie de informatiehuishouding inricht en omgaat met informatie om de ambities en organisatiedoelstellingen van de AA-organisatie (Amstelveen en Aalsmeer) te realiseren. Inmiddels heeft de AA-organisatie zich op het gebied van de informatiehuishouding, ontwikkeld en behoorlijke stappen gezet.

Deze nieuwe situatie vraagt om een actualisatie van doelen, kaders en uitgangspunten, die richting geven aan de I-spanningen voor de komende jaren. De geactualiseerde I-Visie wordt in mei 2024 opgeleverd en vervolgens naar uw raad toegestuurd. (I-visie? = Informatievisie)