Lagere overheden mogen papieren archief digitaliseren

Gemeenten en andere lagere overheden, zoals waterschappen en politiekorpsen, mogen sinds kort hun papieren archieven onder voorwaarden vervangen door een digitaal archief. De opkomst bij een voorlichtingsdag van de provincie Noord-Holland over digitale archieven, op donderdag 20 november 2008, was dan ook zeer groot- meldt de Provincie Noord-Holland.

De provincie moet op grond van de Archiefwet toestemming geven wanneer gemeenten en andere lagere overheden archieven gaan overzetten op een andere informatiedrager. Het gaat dan bijvoorbeeld om het overzetten van een papieren archief op microfilm waarna het origineel wordt vernietigd. Sinds 2000 mocht een papieren archief al worden vervangen door microfilm.

Tot voor kort gaf de provincie Noord-Holland geen toestemming voor het vernietigen van papieren archieven omdat het niet duidelijk was dat de langdurige bewaring van digitaal archieven was verzekerd. De laatste jaren is er internationaal meer ervaring gekomen met het duurzaam digitaal bewaren van archieven. Hiervoor zijn goede normen ontwikkeld. De provincie kan aan de hand van deze normen toetsen of de opslag duurzaam is. Middeleeuwse oorkonden of stukken met historische waarde moeten natuurlijk wel als origineel worden behouden.

(Amstelveenweb.com collectie - 2008)

Traditionele archief

Microfilm?

Microfilm is transparant fotografisch materiaal waarop in sterk verkleinde vorm de bladzijden van een tekst of andere informatie is afgedrukt. Het komt voor als 16 mm brede film die op spoelen gewikkeld wordt of als kaarten ter grootte van een briefkaart. Deze laatste vorm wordt microfiche genoemd.

Microvorm?

Microvormen zijn microreproducties van documenten ten behoeve van transmissie-, opslag-, lezen en printen. Microvorm leesapparaten kunnen de beelden, die ongeveer 25 keer verkleind zijn uit het oorspronkelijke document leesbaar maken. Drie formaten worden vaak gebruikt: microfilm (rollen), Hollerith-kaarten en microfiches (platte platen). Microkaarten zijn vergelijkbaar met microfiche, maar gedrukt op kartonpapier in plaats van fotografische films.

Digitale conversie

De microfilm kan gescand worden met een optische geautomatiseerde scanner en op deze manier ontstaat een digitale kopie. De fysieke conditie van microfilm heeft grote invloed op de kwaliteit van de gedigitaliseerde kopie.

Met geavanceerde scantechnologie en software kunnen de afbeeldingen met gebruik van OCR (Optical Character Recognition- Optische Karakter Herkenning) leesbaar worden gemaakt en op deze manier worden ze full-text doorzoekbaar. Op full-text zoeken geeft aan, dat de gebruiker een tekstveld krijgt, waar deze steekwoorden in kan vullen.

Digitaal archiefsysteem

Een digitaal archiefsysteem is een systeem voor het elektronisch verwerken en beheren van documenten. Het betreft daarbij alle soorten en formaten van elektronische documenten: ingescande papieren documenten, office documenten, zoals tekstverwerking, rekenschema's, presentaties, etc., foto's, tekeningen, multimedia, kortom alles wat als een digitaal object opgeslagen kan worden. (Bron: Wikipedia)