Stand van zaken ICT en digitalisering in het raadhuis van Amstelveen juli 2018

Frank Berkhout (D66) wethouder ICT informeert de leden van de gemeenteraad van Amstelveen over de stand van zaken ICT en digitalisering in het raadhuis van Amstelveen inclusief uitvoering motie 'Duidelijkheid over de staat van de ICT', van 16 mei 2018:

'Geachte gemeenteraad,

Hierbij informeren wij u over de stand van zaken rond de ICT-werkzaamheden en de digitalisering en de uitvoering van uw motie 'Duidelijkheid over de staat van de ICT' inclusief uw motie 'Raad in positie bij ICT' van 19 juli 2017.

Stand van zaken migratie. Op 29 juni 2018 hebben we alle werkplekken succesvol overgezet van ‘End of Live’ Citrix versie 6.5 naar Citrix versie 7.15. Daarnaast  hebben we zo’n 1000 verouderde werkplekken op het raadhuis van Amstelveen en Aalsmeer gemigreerd naar moderne ultra  compacte desktop computers waarop Windows 10 is geïnstalleerd (FAT NUCS = Next Unit of Computing, de Intel® NUC is een krachtige 4x4-inch mini PC met entertainment, gaming en productiviteitsfuncties red.). Het beheer van de NUC’s is met deze migratie centraal mogelijk. Tegelijkertijd hebben we een aantal verouderde beeldschermen vervangen. De glasvezelverbinding op het raadhuis van Amstelveen ligt klaar voor een opwaardering van 1Gbit naar 10Gbit.

(Foto Amstelveenweb.com - 2018)

Frank Berkhout (D66) wethouder ICT

In de tweede helft van het jaar worden aanvullende acties uitgevoerd. Zo wordt in juli 2018 het onderzoek opgestart naar het Datacentrum op het raadhuis van Amstelveen. Na het zomerreces worden de Windows Servers geüpdatet van versie 2008 naar 2016 en zal het project worden opgestart voor de vervanging van het verouderde WIFI platform. De werkplekken met speciale zware computers (FAT-specials genoemd) worden vanaf september 2018 stuk voor stuk bekeken.

Uitvoering onderzoeken conform motie “Duidelijkheid over de staat van de ICT”. In uw motie van 16 mei 2018 heeft u om een aantal onderzoeken gevraagd. Wij hebben uw verzoek opgesplitst in een viertal onderzoeken. Hieronder geven wij aan welke onderzoek wij laten uitvoeren en waarvoor.

Onderzoek naar de risico’s van de huidige infrastructuur getoetst aan de hedendaagse ICT-kwaliteitsnormen. Het onderzoek omvat een toets op de huidige ICT infrastructuur. Er wordt gevraagd een oordeel te geven over de huidige staat en een beperkt aantal scenario’s te schetsten voor de toekomstige ontwikkeling van de ICT infrastructuur. De scenario’s moeten gebaseerd zijn op de hedendaagse ICT-kwaliteitsnormen voor organisaties van gelijkwaardige grootte en complexiteit als de Amstelveen-Aalsmeer (AA) organisatie ten aanzien van 5 aspecten: kosten, schaalbaarheid, beheerbaarheid, continuïteit/beschikbaarheid en compliance. Om onafhankelijkheid, zorgvuldigheid en kwaliteit te garanderen vragen we meerdere offertes via een meervoudig onderhandse aanbesteding. Wij doen hierbij een uitvraag aan 4 bureaus: twee IT-bureaus met specifieke kennis op het gebied van de technische ICT-infra- structuur en twee bureaus met een accountancy- en audit achtergrond en ICT-ervaring. Het onderzoek zal starten in de eerste week van oktober 2018 en afgerond worden uiterlijk  in de laatste week van november 2018.

Onderzoek naar de huidige staat, de organisatie en de aansturing van de ICT- beheersorganisatie van de gemeente. Om bovenstaande in kaart te brengen hebben wij, conform uw verzoek, Bureau Gateway benaderd. Dit bureau zal de zogenaamde ‘Health Check’ uitvoeren en onderzoekt in hoeverre de ICT-organisatie is toegerust om haar rol en taak te kunnen vervullen. Het onderzoek richt zich ook op de aansturing van de ICT-organisatie binnen de AA-organisatie. Het eerste gesprek met Bureau Gateway heeft inmiddels plaatsgevonden. Oplevering van de rapportage vindt plaats medio november 2018.

Onderzoek naar overdracht programma Digitaal Werken aan de beheerorganisatie. Gateway review 4 wordt ingezet te bekijken of het programma Digitaal Werken afgesloten en overgedragen kan worden. Dit onderzoek toetst of aan alle eisen van het programma is voldaan zodat de beheersorganisatie de systemen in beheer kan nemen. Het onderzoek moet afgerond zijn voordat het programma Digitaal Werken tot een einde komt. Op die manier kunnen adequate maatregelen getroffen worden als de uitkomsten van het onderzoek daar aanleiding toe geven. Het eerste gesprek met bureau Gateway heeft inmiddels plaatsgevonden. Oplevering van de rapportage vindt plaats medio oktober 2018.

Oordeel over programma digitale transformatie en aanbevelingen voor een vervolgtraject. Voor dit onderdeel willen we Gateway vragen de ‘Starting Gate’ uit te voeren. Dit is bij uitstek geschikt om te doen in de beleidsfase vóórdat besloten wordt om met een programma of project te starten. Tijdens een Gateway Starting Gate wordt getoetst of de plannen realiseerbaar zijn en het gewenste resultaat op zullen leveren.

De start van dit onderzoek sluit direct aan op de afronding van de Health Check in november. Dat betekent dat oplevering van de rapportage in de laatste week van januari 2019 plaatsvindt. Dat geeft ons vervolgens nog voldoende tijd om de plannen bij te sturen indien nodig.

Analyse van de hardware crisis en de rol van de ambtelijke en politieke aansturing, inclusief de gewenste rol van de raad. De uitkomsten en aanbevelingen uit de onafhankelijke onderzoeken, zoals beschreven onder a t/m c moet leiden tot inzicht en aanknopingspunten over de oorzaken van de hardware crisis en de rol van de ambtelijke en politieke aansturing hierbij. Wij zullen deze conclusies uiteraard met u delen.

Doorkijk proces digitale transformatie. Het plan voor de digitale transformatie schetst een meerjarig ontwikkelperspectief voor de periode tot 2022. Dit plan geeft een doorkijk naar de noodzakelijke, urgente en wenselijke ontwikkelingen tot 2022 op het vlak van digitalisering. Na de zomer zullen wij dit meerjarig ontwikkelperspectief met u bespreken, ter voorbereiding op de begrotingsbehandeling. Bij de begrotingsbehandeling zullen wij u een overzicht aanbieden van acties die wij in 2019 moeten uitvoeren, zodat we een goede basis kunnen leggen voor de digitale transformatie.

Raad structureel informeren. Om uw raad goed aangesloten te houden bij de ontwikkelingen op het  vlak  van  digitalisering binnen de organisatie vinden op regelmatige basis bijeenkomsten plaats met de klank- bordgroep ICT. Op deze wijze geven wij mede vorm aan de motie “Raad in positie bij ICT” van 19 juli 2017. In de twee bijeenkomsten van de klankbordgroep ICT die hebben plaatsgevonden op 11 juni en 9 juli jl. zijn onder andere de opzet, vragen en wegingscriteria van de opdrachten aan de onderzoeksbureaus besproken. Ook is de opzet van de voortgangsrapportage met de planning voor de onderzoeken besproken. Deze brief is een start van een cyclus waarin wij u toezeggen u in elk geval 4 keer per jaar schriftelijk te informeren over de stand rond de ICT en de digitalisering.

Voor u betekent dit concreet dat: u, i.c. de Klankbordgroep ICT, vooraf stuurt door het formuleren van de vraagstelling en opdrachtformulering voor de onderzoeken; u in elk geval 4 maal per jaar tussentijds actief geïnformeerd wordt over de stand rond de ICT en de digitalisering; u achteraf controleert door kennis te nemen van de uitkomsten en aanbevelingen uit de onderzoeksrapporten. Door middel van de onderzoeken geeft u invulling aan uw kaderstellende en controlerende taak. Met de tussentijdse informatievoorziening heeft u de mogelijkheid tussentijds bij te sturen.

Wij hopen u hiermee een robuuste cyclus te bieden, zowel qua inhoud als frequentie, waarmee u adequate instrumenten in handen heeft om in positie te zijn op dit onderwerp. Wij vertrouwen er op u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Hoogachtend, burgemeester en wethouders van de gemeente Amstelveen, de secretaris, Bert Winthorst, de burgemeester, Bas Eenhoorn