Verbeterplan Inkoop en Aanbesteding van Amstelveen

Herbert Raat, (VVD) Wethouder Financiën informeert de leden van de gemeenteraad van Amstelveen over het Verbeterplan Inkoop en Aanbesteding:

Geachte leden van de gemeenteraad,

(Foto Amstelveenweb.com - 2014)

Herbert Raat, (VVD) Wethouder Financiën

In onze brief aan de Rekeningencommissie van 7 april 2015 kondigden wij aan uw Raad nog vóór de raadsbehandeling van de programmarekening 2014 een Verbeterplan aanbestedingen te verstrekken met concrete maatregelen. Het college heeft gisteren dit Verbeterplan vastgesteld. U treft het hierbij aan. Het plan ziet op een algehele inhaal- en verbeterslag van onze inkoop- en aanbestedingspraktijk, zoals ook door de Rekeningencommissie geadviseerd, te beginnen met reparatie van onrechtmatige inkopen.

Wij hebben bij het opstellen van het verbeterplan gezien, dat er onvoldoende zekerheid is, dat wij de bestaande praktijk in de organisatie snel genoeg kunnen keren, als oude bevoegdheden ongemoeid blijven. Daarom hebben wij twee aanvullende maatregelen in het plan opgenomen die ik hier graag apart onder uw aandacht breng.

1. Centrale inkoopfunctie

Per 1 mei gaan wij over naar een centrale inkoopfunctie die bindend advies aan de afdelingshoofden verstrekt over hoe ingekocht en aanbesteed wordt. 

2. Afwijkingen op voorgeschreven aanbestedingsvorm: niet en zo ja alleen via college

Wij hebben geconstateerd, dat de interne instructie over de handelswijze bij een voornemen af te wijken van onze eigen aanbestedingsprincipes, ontoereikend is. Afdelingshoofden hebben daardoor teveel eigen interpretatieruimte. Dat kon er mede toe leiden, dat ons college pas in een onomkeerbaar stadium voldoende geïnformeerd en in de gelegenheid was om zo'n afwijkingsvoorstel te beoordelen.

Dat is voor ons niet acceptabel. Elk voorstel om - natuurlijk bínnen ons vastgesteld aanbestedingsbeleid - af te wijken, moet daarom voortaan tijdig en expliciet ter besluitvorming aan ons college worden voorgelegd. Wij hebben de directie opgedragen dit adequaat in te richten.

Tot slot kan ik u melden, dat ons college van de directie op korte termijn een voorstel verwacht over inzet en inhuur van extra capaciteit en expertise op inkoop en aanbesteding. Wij houden u actief op de hoogte van de voortgang van ons verbeterplan en van bevindingen die wij tijdens dit proces doen.

Met vriendelijke groet,

Namens het College van Burgemeester en Wethouders, Herbert Raat, Wethouder Financiën